Aviso de Privacidade

1 - Introdução

A SPDM valoriza a privacidade de todos os seus Colaboradores Terceirizados e está comprometida em proteger a sua privacidade e seus dados pessoais.

A fim de proteger efetivamente a privacidade de seus Colaboradores Terceirizados, bem como de manter o gerenciamento efetivo dos Dados de Colaborador Terceirizado[3], a SPDM irá, periodicamente, implementar políticas, normas e ferramentas apropriadas para o uso seguro, legal e ético dos Dados de Colaborador Terceirizado, de modo a garantir o gerenciamento adequado e a transparência no tratamento de tais informações.

Ao introduzir este Aviso de Privacidade ("Aviso"), a SPDM espera que todos os seus Colaboradores Terceirizados tenham ciência sobre como a entidade trata seus dados pessoais de forma clara e acessível.

Se houver quaisquer dúvidas ou preocupações relacionadas ao conteúdo deste Aviso, por favor, entre em contato através do sítio eletrônico: https://avisodeprivacidade.spdmafiliadas.org.br/ em 16 - Como exercer os seus direitos. A SPDM poderá solicitar alguns dados pessoais com a finalidade de verificar e confirmar a sua identidade.

 [3] Conforme definido no item “2. Definições” deste documento.

2 - Definições

Para fins deste Aviso, as seguintes definições se aplicam: 

3 - Escopo

Este Aviso é direcionado a todos os profissionais que se enquadram na definição de Colaborador Terceirizado estipulada no item “2. Definições” deste Aviso e explica como a SPDM e/ou suas Unidades Afiliadas armazenam, usam, transferem e gerenciam os Dados de Colaborador Terceirizado coletados por elas ou em seu nome.

Para facilitar a compreensão deste Aviso, utilizaremos a sigla “SPDM” para nos referir à SPDM e/ou suas Unidades Afiliadas. 

4 - Compartilhamento de dados

A SPDM cumprirá com os seguintes princípios ao tratar os Dados de Colaborador Terceirizado:

(1) Os Dados de Colaborador Terceirizado serão tratados conforme determinado na Política de Tratamento de Dados Pessoais da SPDM e descrito este Aviso, devendo ser utilizados apenas para finalidade(s) específica(s);

(2) Os Dados de Colaborador Terceirizado devem ser precisos, necessários e mantidos atualizados. Os Dados de Colaborador Terceirizado devem ser adequados, relevantes e não excessivos; 

(3)  O tratamento dos Dados de Colaborador Terceirizado deve ser transparente, de modo que o Colaborador seja capaz de identificar a(s) finalidade(s) do tratamento, o controlador de dados e outras informações necessárias;

(4) Os Dados de Colaborador Terceirizado serão protegidos mediante adoção de medidas, técnicas e administrativas, apropriadas para evitar acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação, difusão ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito;

(5)  Os Dados de Colaborador Terceirizado serão mantidos de maneira que permita ao Colaborador Terceirizado ter acesso às suas informações, obter uma cópia de seus dados pessoais e para permitir que este solicite a correção quando se mostrarem incorretos, incompletos ou desatualizados;

(6)  Os Dados serão mantidos pela SPDM apenas pelo tempo necessário para o cumprimento das finalidades para as quais foram coletados.

Para gerenciar efetivamente as necessidades da entidade, é necessário que a SPDM colete os Dados de Colaborador Terceirizado. Estes são coletados, primordialmente, para finalidades relacionadas à função desempenhada pelo Colaborador Terceirizado na entidade, sendo normalmente encaminhados à SPDM pela empresa prestadora de serviços que mantém relação empregatícia com o Colaborador Terceirizado em razão de obrigação contratual entabulada entre ambas as pessoas jurídicas.

A SPDM poderá, ainda, coletar Dados de Colaborador Terceirizado conforme seja necessário para a sua operação, obtendo informações pessoais diretamente dos Colaboradores Terceirizados e de seus efetivos empregadores, descrevendo as informações necessárias e a finalidade da coleta. A SPDM coletará informações por outros meios legalmente permitidos apenas quando necessário.

5 - Período de armazenamento de dados pessoais

Tendo em vista que a relação entre a SPDM e o Colaborador Terceirizado é intermediada pela empresa prestadora de serviços com quem este mantém contrato de trabalho, assumindo a SPDM o papel de Contratante e/ou Tomadora dos Serviços, nos termos da legislação trabalhista[4], grande parte do tratamento de Dados de Colaborador Terceirizado decorre do compartilhamento de documentos trabalhistas e previdenciários, os quais contém diversos dados pessoais e até mesmo dados sensíveis, por meio da empresa prestadora de serviços, incluindo, mas sem se limitar:

• Cópia da Ficha de registro do Colaborador Terceirizado;
• Cópia de eventuais alterações no Contrato de Trabalho firmado entre Colaborador Terceirizado e sua empregadora; 
• Cópia da guia GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social); 
• Cópia do recolhimento GPS (Guia da Previdência Social);
• Cópia dos comprovantes de depósitos devidos pela empregadora ao Colaborador Terceirizado; 
• Cópia da escala do mês em papel timbrado, com descrição do local de prestação de serviços, contendo o resumo das faltas ocorridas no período, quando aplicável;
• Cópia do Termo de Rescisão de Contrato com o Colaborador Terceirizado, quando aplicável;
• Cópia de Folha de Pagamento Analítica do Colaborador Terceirizado;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Cópia da Carteira de vacinação;
• Cópia da Ficha de Controle e Entrega de EPIs, quando aplicável; 
• Cópia de certificados específicos de comprovação de realização de cursos, quando aplicável; 
• Cópia de certificado de treinamento da CIPA, quando aplicável; 
• Cópias de comprovantes de pagamento dos salários e recolhimento dos impostos, bem como das contribuições fiscais, previdenciárias e fundiárias.

Considerando que os documentos acima mencionados são elaborados pela empresa prestadora de serviços, efetiva empregadora do Colaborador Terceirizado, bem como que é responsabilidade desta a legalidade pela coleta e compartilhamento dos dados pessoais e dados sensíveis neles contidos, a SPDM se isenta de qualquer responsabilidade neste sentido.

Além dos dados pessoais e dados sensíveis constantes nos documentos trabalhistas e previdenciários compartilhados pela empresa prestadora de serviços, efetiva empregadora do Colaborador Terceirizado, a SPDM pode tratar, em razão da prestação dos serviços em suas dependências, outros dados, incluindo, mas não se limitando: 

• Dados de identificação e contato: nome e sobrenome, data de nascimento, naturalidade, nacionalidade, filiação, documentos pessoais (RG, CPF e RNE/RNM, por exemplo), telefone de contato, entre outros.
• Imagem: Podemos coletar e utilizar a imagem dos Colaboradores Terceirizados, especialmente para finalidades relacionadas ao exercício de suas funções na SPDM, por exemplo para emissão de crachá de identificação, além de registrar a imagem de Colaboradores Terceirizados em circuito interno de câmeras de vigilância, com vistas a proteger a SPDM, seus ativos, Colaboradores e Colaboradores Terceirizados, de acordo com as Políticas da entidade e legislação aplicável.
• Dados de local de trabalho, dispositivo, uso e conteúdo: Dados de dispositivos e ferramentas de trabalho, como dados do Office 365, Teams, Outlook ou qualquer outra ferramenta de trabalho fornecida pela SPDM, incluindo e-mails enviados e recebidos, entradas de calendário, itens de tarefas pendentes, mensagens instantâneas, acesso ao sistema de informação, dispositivos da SPDM, uso do sistema e dos aplicativos e aplicações de trabalho.

Além disso, se houver uma investigação de um incidente envolvendo Colaboradores Terceirizados, podemos obter informações relevantes sobre o incidente de fontes externas, incluindo entes privados, autoridades policiais ou fontes de notícias e postagens públicas em mídias sociais. 

[4] Vide arts. 4°-A e 5°-A da Lei 6.019/74.

6 - Medidas de segurança no tratamento de dados pessoais

Este Aviso estabelece os princípios básicos para coleta, uso, divulgação, armazenamento, acesso, transferência e tratamento, de qualquer forma, de Dados de Colaborador Terceirizado, tendo como finalidade estabelecer um nível suficiente e adequado de proteção quanto ao tratamento de dados pessoais realizado pela SPDM, bem como garantir que os Colaboradores Terceirizados tenham informações claras e acessíveis sobre como seus dados são tratados pela SPDM.

Assim, a SPDM tratará os Dados de Colaborador Terceirizado somente para finalidades legítimas, as quais incluem, mas não se limitam:

A. Finalidades legalmente exigidas

Tendo em vista posição de Contratante e/ou Tomador de Serviços assumida pela SPDM em relação ao Colaborador Terceirizado, a SPDM pode tratar seus dados com escopo de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, entre outras, que incidam sobre a entidade em razão da utilização de seus serviços nas dependências da SPDM, como garantir as condições de segurança, higiene e salubridade dos Colaboradores Terceirizados.

Também podemos utilizar os Dados de Colaborador Terceirizado quando necessário para cumprir outras leis e regulamentos que incidam sobre a SPDM, incluindo a coleta e divulgação de dados pessoais conforme exigido por lei (por exemplo, compartilhamento de dados com entes públicos), sob autorização judicial, ou para exercer ou defender os direitos legais da SPDM. 

Em todos os casos, a SPDM adotará medidas, técnicas e administrativas, com vistas a garantir que o uso dos Dados de Colaborador Terceirizado esteja de acordo com nossos padrões de privacidade e seja realizado de forma ética e legal. 

B. Outros propósitos legítimos e primordiais

Também podemos coletar e utilizar os Dados de Colaborador Terceirizado quando necessário para outros fins legítimos, especialmente relacionados à execução de serviços nas dependências ou em favor da SPDM, incluindo, mas não se limitando: 

• Administração geral de Recursos Humanos;   
• Administração do Contrato de Prestação de Serviços mantido entre SPDM e a empresa prestadora de serviços empregadora do Colaborador Terceirizado;
• Gerenciamento e operações gerais de negócios da SPDM;
• Divulgações para fins de auditoria e relatórios;
• Investigações internas;
• Gerenciamento de segurança de redes e sistemas de informação;
• Operações de negócios;
• Fornecimento e melhoria de serviços e instalações de funcionários;
• Segurança física e segurança cibernética;
• Segurança da Informação;
• Iniciativas de diversidade e inclusão;
• Proteger a vida e segurança de Colaboradores e Colaboradores Terceirizados. 
  

  
  

Também podemos processar seus dados pessoais para investigar possíveis violações da lei ou de nossas Políticas internas.

Neste sentido, a SPDM monitora seus sistemas de TI e comunicações por meio de ferramentas automatizadas, como hardware e software de autenticação de rede e conectividade sem fio, software antimalware, softwares de filtragem de sites e filtragem de spam, software de segurança para aplicativos baseados em nuvem, log de acesso e transações e gerenciamento de dispositivos móveis soluções. O objetivo principal desse monitoramento é o interesse legítimo da SPDM em proteger seus Colaboradores, Colaboradores Terceirizados, os usuários de seus serviços, seus parceiros de negócios e seus ativos.

Também monitoramos nossas unidades e outras instalações de trabalho por meio de monitoramento de vídeo, como circuito fechado de televisão (“CCTV”), para fins de segurança, proteção à vida e gerenciamento de ativos da SPDM.

Você deve estar ciente de que qualquer mensagem, arquivo, dados, documento, fax, áudio/vídeo, postagem de mídia social, comunicação de mensagem instantânea ou qualquer outro tipo de informação transmitida para, através ou de, recebida ou impressa de, criada, armazenada ou registrados em nossos sistemas e ativos de TI e comunicações (incluídos por meio do uso de dispositivos pessoais que acessam sistemas de TI corporativos), presumem-se relacionados aos negócios da SPDM e podem ser monitorados ou acessados por nós de acordo com o permitido na Lei e nas Políticas da SPDM.

7 - Base Legal

A SPDM tratará os Dados de Colaborador Terceirizado, geralmente, com base nas seguintes autorizações legais:

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória: quando o tratamento de Dados de Colaborador Terceirizado é necessário para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, incluindo, entre outras, obrigações sob a legislação de trabalhista, tributária e normas e regulamentos setoriais aplicáveis à SPDM;
• Interesses legítimos: quando necessário para os objetivos da SPDM ou de interesses legítimos de terceiros, desde que este interesse não seja sobreposto pelos direitos e liberdades fundamentais do Colaborador Terceirizado;
• Exercício regular de direitos: quando necessário para que a SPDM proteja ou defenda seus direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais;
• Consentimento: quando o Colaborador Terceirizado optar por fornecê-lo, nas hipóteses em que isto for possível. Neste caso, o Colaborador Terceirizado sempre será livre para concordar ou não com a atividade de tratamento dos Dados de Colaborador Terceirizado, bem como terá o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento.

É possível que, em algumas hipóteses, a SPDM realize o tratamento de Dados de Colaborador Terceirizado sob outras bases legais, o que sempre ocorrerá de acordo com as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) e demais normas e regulamentações aplicáveis, sendo garantido ao Colaborador Terceirizado que tais atividades ocorrerão de acordo com as diretrizes informadas neste Aviso.

8 - Acesso aos Dados de Colaborador Terceirizado

O acesso aos Dados de Colaborador Terceirizado será estritamente restrito a pessoas autorizadas, que tenham um motivo legítimo para acessar os Dados de Colaborador Terceirizado, sempre respeitadas as diretrizes da Política de Tratamento de Dados Pessoais da SPDM e demais Políticas internas aplicáveis.

A SPDM fornece acesso apropriado para que o Colaborador Terceirizado possa verificar a exatidão dos dados pessoais, seja de forma online, por aplicações de autosserviço ou contatando o departamento de recursos humanos.

9 - Divulgação dos Dados de Colaborador Terceirizado

O acesso aos Os Dados de Colaborador Terceirizado apenas serão colocados à disposição de outras pessoas, físicas ou jurídicas, mediante a justificativa de necessidade de tal informação e devida análise quanto à legalidade de tal situação por parte da SPDM. 

Geralmente, a SPDM não compartilha com terceiros os Dados de Colaborador Terceirizado. No entanto, é possível compartilhar tais informações com terceiros quando:

• Necessário proteger os interesses vitais de Colaborador, do Colaborador Terceirizado ou de terceiros;   
• O Colaborador Terceirizado tiver consentido;
• Exigido ou autorizado por Lei ou regulamento;
• Necessário para as finalidades da SPDM (desde que estas não sejam sobrepostas pelos direitos e liberdades fundamentais do Colaborador Terceirizado ou proibidas por lei);
• Necessário para satisfazer as exigências legítimas de um terceiro;
• Necessário para que terceiros prestem serviços em nome da SPDM: é possível compartilhar os Dados de Colaborador Terceirizado com provedores de serviços para os fins descritos neste Aviso de Privacidade, como nos casos em que tal compartilhamento é necessário para a garantia de acesso do Colaborador Terceirizado a sistemas gerenciados por terceiros;
• Outras partes quando exigido por Lei: conforme exigido por ordem judicial, por autoridades governamentais ou de aplicação da lei, a fim de cumprir o processo legal ou a lei;
• Outras partes quando for necessário proteger os direitos da SPDM ou de terceiros: para proteger e defender os direitos e interesses da SPDM, inclusive por meio de procedimentos legais.

A SPDM adotará medidas técnicas e administrativas para garantir que os terceiros tratem os Dados de Colaborador Terceirizado com segurança. No entanto, devido à constante evolução tecnológica e a outros fatores fora do controle da SPDM, não se pode garantir que as comunicações entre os terceiros com quem a SPDM compartilha dados e os servidores estejam livres de acesso não autorizado por terceiros ou que a SPDM não estará sujeita a brechas de segurança. 

Embora a entidade envide os seus maiores esforços para mitigar os riscos, a SPDM não se responsabiliza pela divulgação de Dados de Colaborador Terceirizado devido a erros na transmissão, atos não autorizados e/ou ilegais de terceiros.

Sob nenhuma circunstância os Dados de Colaborador Terceirizado serão tratados para fins de marketing, nem compartilhados com terceiros para fins de marketing, sem o consentimento explícito do Colaborador.

10 - Proteção dos Dados de Colaborador Terceirizado

Para proteger os Dados de Colaborador Terceirizado de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito, a SPDM conta com medidas técnicas e administrativas de segurança da informação, incluindo, mas sem limitação, acesso restrito a prédios e sistemas, medidas técnicas apropriadas, senha pessoal, proteção de autenticação e acesso limitado apenas a pessoal autorizado.

11 - Dados Sensíveis do Colaborador

A SPDM somente tratará dados sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico do Colaborador (“Dados Sensíveis do Colaborador”) quando permitido ou requerido legalmente e, sempre que possível, mediante consentimento expresso do Colaborador.

12 - Por quanto tempo a SPDM manterá as informações pessoais dos Colaboradores Terceirizados?

A SPDM armazenará os Dados de Colaborador Terceirizado pelo tempo necessário para atendimento das finalidades para as quais os dados foram coletados ou conforme exigido por Leis ou regulamentos, inclusive após o término da relação de emprego ou trabalho do Colaborador Terceirizado e a empresa prestadora de serviços que seja sua empregadora, quando necessário.

A  entidade adota critérios para determinar o período de retenção apropriado para diferentes categorias de informações pessoais que o Colaborador Terceirizado fornece. Após esse período, os dados serão excluídos ou, em alguns casos, anonimizados.

13 - Direitos quanto ao Tratamento de Dados de Colaborador Terceirizado

O Colaborador Terceirizado, em relação a seus dados pessoais[5], tem o direito de:

• Confirmação da existência de tratamento de dados;
• Acesso aos seus dados pessoais coletados e que estejam armazenados pela instituição;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação vigente;
• Eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Informação das entidades públicas e privadas com as quais a SPDM realizou uso compartilhado de dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa; e

• Revogação do consentimento que tenha dado à SPDM para tratamento dos seus dados pessoais para certas finalidades, a qualquer momento, mediante manifestação gratuita e facilitada.

O Colaborador Terceirizado pode exercer esse direito a qualquer momento através do endereço de e-mail: xxxxxxx@SPDM.com. A SPDM poderá solicitar alguns dados pessoais com a finalidade de verificar e confirmar a identidade do Colaborador Terceirizado.

É importante destacar que, como o Colaborador Terceirizado mantém relação de emprego com a empresa prestadora de serviços e não com a SPDM, bem como que a SPDM muitas das vezes trata os dados pessoais mediante o recebimento de documentos trabalhistas e previdenciários compartilhados pela efetiva empregadora do Colaborador Terceirizado, alguns dos requerimentos de direitos somente poderão ser processados e analisados pela empresa prestadora de serviços que assume a função de empregadora do Colaborador Terceirizado, o que, quando aplicável, será informado pela SPDM em resposta à sua solicitação.

14 - Distribuição e Revisão do Aviso

O Colaborador Este Aviso deverá ser divulgado nos websites internos disponíveis a todos os Colaboradores Terceirizados da SPDM, bem como deverá ser disponibilizado, em cópia física, nas Unidades de Gestão de Pessoas das unidades de saúde e demais serviços de caráter público prestados pela SPDM. 

A SPDM tem o direito de revisar este Aviso sempre que necessário, seja por mudanças em políticas, práticas e procedimentos internos, seja por exigência legal. Quaisquer mudanças neste Aviso tornar-se-ão efetivas somente quando aprovadas pela pessoa encarregada da proteção de dados na SPDM (DPO) ou alguém designado por esta pessoa.

Em caso de alterações substanciais no conteúdo deste Aviso, a SPDM adotará medidas para informar os Colaboradores Terceirizados e, quando o consentimento for necessário para que uma alteração se aplique às nossas práticas em relação aos Dados de Colaborador Terceirizado, não aplicaremos as alterações até que tenhamos esse consentimento.

15 - Contato

Todas e quaisquer indagações referentes a este Aviso deverão ser encaminhadas à equipe ou Encarregado de dados da SPDM.

Vigência: 

16 - Como exercer os seus direitos

Clique no botão abaixo e exerça os seus direitos:

Controle de Versão

O Encarregado de Proteção de Dados/DPO da SPDM/Afiliadas é o Sidney Estrela.